Neue Mitarbeitende kommen hinzu, weitere Arbeitsplätze werden eingerichtet und immer mehr Prozesse laufen digital. Für Unternehmen ist Wachstum grundsätzlich positiv. Gleichzeitig steigen damit jedoch die Anforderungen an die vorhandene IT. Systeme, die für zehn oder zwanzig Arbeitsplätze problemlos funktioniert haben, müssen bei einer größeren Belegschaft nicht automatisch genauso zuverlässig weiterlaufen. Häufig entstehen die ersten Schwierigkeiten schleichend: Anwendungen werden langsamer, Berechtigungen unübersichtlich, neue Geräte müssen immer häufiger manuell eingerichtet werden oder der Supportaufwand nimmt deutlich zu. Wer seine IT-Infrastruktur skalieren möchte, sollte deshalb nicht erst reagieren, wenn Systeme an ihre Grenzen kommen. Entscheidend ist, frühzeitig zu erkennen, welche Bereiche mit dem Unternehmen mitwachsen müssen.
Was bedeutet es, eine IT-Infrastruktur zu skalieren?
Eine skalierbare IT-Infrastruktur kann an neue Anforderungen angepasst werden, ohne dass bei jedem Wachstumsschritt große Teile der bestehenden Umgebung neu aufgebaut werden müssen. Dabei geht es nicht ausschließlich um mehr Rechenleistung oder zusätzlichen Speicherplatz. Auch Benutzerverwaltung, Netzwerk, Endgeräte, Cloud-Dienste, Lizenzen, Sicherheitskonzepte und Supportprozesse müssen berücksichtigt werden. Wird beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eingestellt, sollte möglichst klar geregelt sein, welches Gerät benötigt wird, welche Anwendungen eingerichtet werden müssen und auf welche Daten Zugriff besteht. Bei fünf Mitarbeitenden lassen sich solche Aufgaben häufig noch einzeln organisieren. Bei 50 oder 100 Arbeitsplätzen führt derselbe Ansatz jedoch schnell zu unnötigem Aufwand. Ein erfahrenes IT-Systemhaus kann deshalb dabei unterstützen, vorhandene Strukturen so aufzubauen, dass neue Benutzer, Geräte und Anwendungen kontrolliert ergänzt werden können.
Woran erkennt man, dass die bestehende IT nicht mehr mitwächst?
Die Grenzen einer IT-Infrastruktur zeigen sich nicht immer durch einen kompletten Ausfall. Häufig sind es viele kleine Probleme, die im Arbeitsalltag zunehmend Zeit kosten. Neue Arbeitsplätze benötigen mehrere Stunden bis sie vollständig eingerichtet sind. Mitarbeitende arbeiten mit unterschiedlichen Softwareständen. Berechtigungen werden individuell vergeben und später nicht mehr sauber nachvollzogen. Dateien liegen an mehreren Orten und bei technischen Problemen ist unklar, welches System dafür verantwortlich ist. Auch steigende Supportanfragen können ein Hinweis darauf sein, dass die vorhandenen Strukturen nicht mehr zur Unternehmensgröße passen. Ein guter IT-Support sollte deshalb nicht nur einzelne Störungen bearbeiten, sondern auch erkennen, wenn sich bestimmte Probleme wiederholen und ihre Ursache in der grundsätzlichen IT-Struktur liegt.
Neue Mitarbeitende dürfen nicht jedes Mal ein eigenes IT-Projekt werden
Mit zunehmender Unternehmensgröße wird die Einrichtung neuer Arbeitsplätze zu einem wiederkehrenden Prozess. Notebook bestellen, Benutzerkonto erstellen, Software installieren, E-Mail einrichten, Zugriffsrechte vergeben und verschiedene Einstellungen anpassen: Werden diese Schritte jedes Mal manuell durchgeführt, steigt der Aufwand mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter. Gleichzeitig wächst die Gefahr, dass Geräte unterschiedlich eingerichtet werden. Standardisierte Prozesse schaffen hier deutlich mehr Übersicht. Geräte können nach festen Vorgaben vorbereitet und Benutzer anhand definierter Rollen eingerichtet werden. Besonders bei einer größeren Zahl an Notebooks, Smartphones und Tablets kann ein Mobile Device Management dabei helfen, Geräte zentral zu verwalten, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und neue Endgeräte schneller in den Betrieb zu integrieren.
Berechtigungen werden mit dem Wachstum komplexer
In kleinen Teams ist häufig relativ klar, wer Zugriff auf welche Daten benötigt. Mit zusätzlichen Abteilungen, Rollen und Projekten wird diese Frage deutlich komplexer. Nicht jeder Mitarbeiter sollte automatisch auf sämtliche Unternehmensdaten zugreifen können. Gleichzeitig dürfen zu restriktive Berechtigungen den Arbeitsalltag nicht unnötig behindern. Unternehmen sollten deshalb Rollen und Zugriffsrechte möglichst früh strukturiert definieren. Besonders problematisch werden historisch gewachsene Berechtigungen, bei denen einzelne Mitarbeiter im Laufe der Jahre immer weitere Zugriffe erhalten haben. Wechseln Personen später die Position oder verlassen das Unternehmen, bleiben unnötige Rechte möglicherweise bestehen. Skalierbare IT bedeutet deshalb auch, Zugriffsstrukturen so aufzubauen, dass sie nachvollziehbar erweitert und verändert werden können.
Microsoft-Umgebungen brauchen mit steigender Nutzerzahl klare Strukturen
Microsoft-Dienste wie Teams, Azure, Planner und weitere Anwendungen lassen sich vergleichsweise schnell einführen. Mit zunehmender Nutzung steigt jedoch auch der Verwaltungsaufwand. Neue Teams entstehen, unterschiedliche Gruppen werden eingerichtet und immer mehr Benutzer benötigen abgestimmte Berechtigungen. Was zunächst flexibel und unkompliziert funktioniert, kann ohne klare Regeln schnell unübersichtlich werden. Deshalb sollten Unternehmen nicht nur weitere Lizenzen hinzufügen, sondern auch Governance und Administration weiterentwickeln. Ein strukturierter Microsoft Support kann dabei helfen, bestehende Microsoft-Umgebungen zu überprüfen und so aufzubauen, dass sie auch bei steigenden Nutzerzahlen übersichtlich und stabil bleiben.
Netzwerk und Internetverbindung müssen zur tatsächlichen Nutzung passen
Mehr Mitarbeitende bedeuten häufig auch mehr Geräte und mehr Datenverkehr. Zusätzlich werden Cloud-Anwendungen, Videokonferenzen, digitale Telefonie und andere Online-Dienste immer stärker genutzt. Eine Netzwerkstruktur, die ursprünglich für wenige Arbeitsplätze geplant wurde, kann dadurch an ihre Grenzen kommen. Langsame Verbindungen oder instabile WLAN-Bereiche sind deshalb nicht immer auf einen einzelnen technischen Fehler zurückzuführen. Manchmal ist die Infrastruktur schlicht nicht mehr für die aktuelle Nutzung ausgelegt. Bei einer Skalierung sollten daher Internetanbindung, WLAN, Switches, Firewall und weitere Netzwerkkomponenten gemeinsam betrachtet werden. Besonders bei zusätzlichen Büroräumen oder neuen Standorten sollte geprüft werden, ob die vorhandene Struktur sinnvoll erweitert werden kann oder neu geplant werden muss.
Hardware sollte standardisiert statt einzeln beschafft werden
Wenn Unternehmen wachsen, steigt auch die Zahl der eingesetzten Geräte. Werden Notebooks, Monitore und Zubehör jeweils nach aktuellem Bedarf einzeln gekauft, entsteht schnell eine sehr gemischte Geräteflotte. Unterschiedliche Modelle, Leistungsklassen und Garantiezeiträume machen den späteren Support aufwendiger. Sinnvoller ist es, bestimmte Standards für unterschiedliche Arbeitsplatztypen festzulegen. Ein Mitarbeiter im Vertrieb benötigt möglicherweise eine andere Ausstattung als ein Arbeitsplatz für Grafik, Entwicklung oder Konstruktion. Trotzdem lassen sich innerhalb dieser Anforderungen feste Gerätekategorien definieren. Das erleichtert Beschaffung, Einrichtung, Austausch und Support. Die verschiedenen Bereiche von Infrastruktur über Endgeräte bis hin zu Cloud und Business Solutions bündelt RIMERIT in seiner Übersicht der IT-Leistungen.
Cloud allein macht eine IT nicht automatisch skalierbar
Cloud-Dienste bieten viele Möglichkeiten, Ressourcen flexibel bereitzustellen. Trotzdem ist eine Cloud-Umgebung nicht automatisch gut skalierbar, nur weil keine eigenen Server mehr im Unternehmen stehen. Auch hier müssen Benutzer, Berechtigungen, Kosten, Sicherheit und technische Abhängigkeiten geplant werden. Werden immer neue Dienste hinzugebucht, ohne die bestehende Struktur regelmäßig zu prüfen, kann die Umgebung mit der Zeit genauso unübersichtlich werden wie eine historisch gewachsene lokale Infrastruktur. Unternehmen sollten deshalb genau betrachten, welche Anwendungen tatsächlich benötigt werden, welche Daten wo gespeichert werden und wie verschiedene Systeme miteinander verbunden sind. Skalierbarkeit entsteht durch eine klare Architektur und nicht allein durch die Entscheidung für Cloud-Technologie.
Auch der Support muss mit dem Unternehmen wachsen
Mit jeder zusätzlichen Person steigt die Zahl möglicher Supportfälle. Druckerprobleme, vergessene Passwörter, Softwarefehler oder Fragen zu Anwendungen gehören zum normalen Arbeitsalltag. Bei einer kleinen Belegschaft können einzelne Verantwortliche solche Themen häufig noch nebenbei übernehmen. Mit zunehmender Größe funktioniert das jedoch immer schlechter. Werden Supportprozesse nicht angepasst, beschäftigen sich interne Mitarbeitende zunehmend mit technischen Problemen, obwohl dies eigentlich nicht zu ihren Hauptaufgaben gehört. Sinnvoll sind deshalb klare Ansprechpartner, definierte Meldewege und eine Dokumentation wiederkehrender Probleme. Dadurch kann Unterstützung schneller erfolgen und die IT bleibt auch bei einer größeren Belegschaft beherrschbar.
Sicherheit muss bei jeder Erweiterung mitgedacht werden
Wachstum bedeutet zusätzliche Geräte, Benutzerkonten und Zugänge. Damit vergrößert sich gleichzeitig die Zahl der möglichen Angriffspunkte. Sicherheitsmaßnahmen, die für eine kleine IT-Umgebung ausreichend waren, müssen deshalb regelmäßig überprüft werden. Dazu gehören unter anderem Zugriffsrechte, Endgeräteschutz, Datensicherungen, Netzwerkabsicherung und der Umgang mit mobilen Geräten. Entscheidend ist, Sicherheit nicht erst nachträglich auf neue Systeme aufzusetzen. Werden neue Anwendungen oder Standorte geplant, sollten Sicherheitsanforderungen bereits bei der Einführung berücksichtigt werden. Das verhindert, dass später unterschiedliche Einzelmaßnahmen nachgerüstet werden müssen.
Prozesse wachsen häufig langsamer als die Technik
Nicht jedes Skalierungsproblem lässt sich mit neuer Hardware oder zusätzlicher Software lösen. Häufig liegen die eigentlichen Schwierigkeiten in den Arbeitsabläufen. Ein Prozess, der bei fünf Beteiligten noch problemlos über E-Mail und einzelne Excel-Dateien organisiert werden konnte, kann bei 30 Mitarbeitenden schnell unübersichtlich werden. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob vorhandene Abläufe noch zur aktuellen Größe passen. Doppelarbeiten, manuelle Datenübertragung und unklare Freigaben sind typische Hinweise darauf, dass nicht nur die technische Infrastruktur angepasst werden sollte. Eine strukturierte Digitalisierung und Prozessberatung kann helfen, bestehende Abläufe zu analysieren und technische Lösungen dort einzusetzen, wo sie tatsächlich einen Nutzen schaffen.
IT-Infrastruktur frühzeitig planen statt später umbauen
Unternehmenswachstum lässt sich nicht immer exakt vorhersehen. Trotzdem kann eine IT so aufgebaut werden, dass Veränderungen nicht jedes Mal einen vollständigen Umbau erforderlich machen. Dafür braucht es transparente Systeme, klare Standards und eine regelmäßige Bewertung der vorhandenen Umgebung. Welche Geräte befinden sich im Einsatz? Welche Anwendungen sind geschäftskritisch? Wo entstehen bereits Engpässe? Welche Systeme lassen sich problemlos erweitern und welche würden bei zusätzlicher Belastung an ihre Grenzen kommen? Solche Fragen sollten nicht erst gestellt werden, wenn ein neuer Standort eröffnet oder innerhalb weniger Wochen zahlreiche neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Eine skalierbare IT schafft Spielraum für weiteres Wachstum
Wer seine IT-Infrastruktur skalieren möchte, muss nicht vorsorglich möglichst große und teure Systeme anschaffen. Eine gute IT-Struktur zeichnet sich vielmehr dadurch aus, dass sie sich kontrolliert erweitern lässt. Neue Arbeitsplätze können standardisiert eingerichtet werden, Berechtigungen bleiben nachvollziehbar und Systeme lassen sich an steigende Anforderungen anpassen. Gleichzeitig werden Support, Sicherheit und laufende Verwaltung von Anfang an berücksichtigt. Ein IT-Systemhaus kann Unternehmen dabei begleiten, bestehende Strukturen zu überprüfen und technische Entscheidungen nicht nur für den aktuellen Bedarf zu treffen. Dadurch wächst die IT gemeinsam mit dem Unternehmen, anstatt bei jedem Entwicklungsschritt zum neuen Engpass zu werden.
